Personeelsdossier: Informatie voor externe instanties

Informatie voor externe instanties

Als werkgever moet u informatie over uw werknemers doorgeven aan externe instanties. De informatie die u verstrekt, slaat u ook op in het personeelsdossier of de salarisadministratie.

U moet bekend zijn bij Uitvoering Werknemersverzekeringen (UWV) en De Belastingdienst waar u de premies moet afdragen.
Als u personeel in dienst heeft of neemt, moet u zich in ieder geval melden bij de volgende instanties:
- Uitvoering Werknemersverzekeringen (UWV)
- De Belastingdienst
- De Arbodienst
- Eventueel: het Ziekenfonds

Uitvoering Werknemersverzekeringen (UWV)
U moet zich binnen veertien dagen nadat u personeel in dienst heeft genomen bij UWV melden. Daar krijgt u een aansluitingsnummer dat u in alle correspondentie met UWV moet gebruiken. UWV stuurt u de nodige formulieren (ziekmeldingsformulieren, jaaropgaven e.d.) toe.
Wordt uw werknemer ziek, dan moet u dat na dertien weken bij UWV melden. Daarbij verstrekt u ook gegevens over zijn loon en arbeidsverleden. Ook als de werknemer weer beter is, moet u dit meteen aan UWV melden.

Let op: U bent verplicht om binnen ??n maand nadat een werknemer in dienst is getreden een ?Melding Sociale Verzekering? op te sturen naar de UWV-vestiging waarbij u zich heeft aangemeld. Dit kan met een formulier, maar ook digitaal. UWV heeft een formulier ?Melding Sociale Verzekering?.

De Belastingdienst
Als werkgever moet u loonbelasting en premies inhouden op het salaris van uw werknemers en dit vervolgens afdragen aan de Belastingdienst. U moet zich dan ook bij de Belastingdienst laten registreren als u personeel in dienst neemt. Vervolgens krijgt u een loonbelastingnummer dat u in alle correspondentie moet gebruiken. Daarnaast stuurt de Belastingdienst u allerlei loonbelastingmateriaal toe zoals werknemersverklaringen, tabellen voor de berekening van de loonheffing, loonbelastingkaarten, jaaropgaven en een handleiding voor de loonbelasting en premieheffing.

U moet de Belastingdienst over iedere werknemer de volgende informatie verstrekken:

- Een loonbelastingverklaring. Deze bewaart u bij de salarisadministratie. U moet de loonbelastingverklaring naar de Belastingdienst sturen als de Belastingdienst daar om verzoekt.
- Een loonbelastingkaart. Na afloop van elk jaar moet u voor iedere werknemer het loon, de ingehouden loonheffing en een aantal andere gegevens opgeven aan de Belastingdienst. Alle gegevens moeten worden opgestuurd v??r 1 februari van het daarop volgende jaar.
- Een ?Aangifte loonbelasting/premie volksverzekeringen?. Dit formulier krijgt u enkele dagen voor het einde van het tijdvak waarover de loonheffing moet worden aangegeven en betaald, toegestuurd.

Let op: U moet de aangifte op tijd invullen en opsturen en de loonheffing ook op tijd betalen. Als u niet op tijd en niet op de juiste wijze aangifte doet, kunt u een naheffingsaanslag en/of een boete opgelegd krijgen.

Tip: De Belastingdienst heeft uitgebreide informatie over alle verplichtingen die u als werkgever heeft. Kijk hiervoor op Belastingdienst.nl.

De Arbodienst
Voor bepaalde taken moet u zich laten bijstaan door een arbodienst. Om te bewijzen dat u dit ook daadwerkelijk doet, moet u een kopie van uw contract met de arbodienst naar UWV opsturen.

Zie ook de overige artikelen over het personeelsdossier op onze website.