Personeelsdossier: Hoe zit het met vertrouwelijke gegevens?

Hoe zit het met vertrouwelijke gegevens?

Een personeelsdossier bevat veel persoonlijke gegevens. Van belang is dus dat u ervoor zorgt dat dossiers niet door uw bedrijf gaan ?zwerven?. Bepaal wie er inzage in heeft en wie het beheer ervan op zich neemt.

Over het algemeen hebben de volgende personen inzage in de personeelsdossiers:
- De personeelsfunctionaris
- De direct leidinggevende
- De medewerker zelf (onder begeleiding)

Daarnaast dient u zich te houden aan de regels uit de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp).

Wet bescherming persoonsgegevens
Wat mag en niet mag met persoonsgegevens is geregeld in de Wet bescherming persoonsgegevens. Daarin staat op welke gronden de werkgever gegevens over werknemers mag verstrekken aan derden:

- Als het noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst die u met uw werknemer heeft gesloten (bijvoorbeeld als een leasemaatschappij gegevens nodig heeft)
- Als u gegevens moet verstrekken op grond van een wettelijk voorschrift (bijvoorbeeld aan De Belastingdienst)
- Als de werknemer zijn ondubbelzinnige toestemming heeft gegeven.

De werknemer heeft recht inzage te verzoeken in het gebruik van zijn persoonsgegevens. U moet dan binnen vier weken een overzicht van zijn gegevens verstrekken. Ook moet u informatie verstrekken over het doel van de verwerking(en), de ontvangers van de gegevens en over de herkomst van de gegevens.

De werknemer kan u vervolgens vragen de gegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen. Dat kan als de gegevens die gebruikt worden feitelijk onjuist, onvolledig of niet ter zake dienend zijn voor het doel of de doeleinden van de verwerking. Ook op dit verzoek moet u als werkgever binnen vier weken reageren.

Niet aanmelden
Een personeelsadministratie hoeft niet te worden aangemeld bij het College Bescherming Persoonsgegevens. Voorwaarde is wel dat u de administratie alleen gebruikt waarvoor deze bedoeld is, en dat u ?m niet aan andere administraties koppelt.

Zie ook de overige artikelen over het personeelsdossier op onze website.