Personeelsdossier: Hoe ziet een personeelsdossier eruit?

Hoe ziet een personeelsdossier eruit?
In een personeelsdossier houdt u de arbeidsgeschiedenis bij van uw werknemers. Bij de indiensttreding maakt u een dossier aan, waar u vervolgens alle gegevens in kunt bewaren.

Bij het aanstellen van een werknemer gaat u er uiteraard niet van uit dat u deze weer kwijt wilt.

Maar ook daarom is een personeelsdossier zo belangrijk. U houdt erin bij hoe iemand functioneert en wat voor verbeterpunten er zijn. Op die manier kunt u sturen op de ontwikkeling.
Maar gaat het mis dan zijn de functioneringsverslagen nog belangrijker. Het Centrum voor Werk en Inkomen (CWI) geeft geen ontslagvergunning af als u niet duidelijk aangeeft waar de werknemer in gebreke blijft.

Opbouw personeelsdossier
Een dossier bestaat meestal uit drie onderdelen: een individueel personeelsdossier, een salarisadministratie en een collectief dossier.
Een individueel personeelsdossier kan er als volgt uitzien.

Stamkaart
Hierop zet u in het kort de meest relevante gegevens zoals functie, naam, voornamen, voorletters, geslacht, geboortedatum, adres, woonplaats, telefoonnummer, bank- en gironummer, nationaliteit, geboorteplaats en de datum van indiensttreding.Met behulp van een stamkaart of stamblad kunt u personeelsdossiers overzichtelijk houden.

Persoonlijke gegevens
- Naam, adres, telefoonnummer, geboortedatum en ?plaats, huwelijkse staat, bank- of gironummer
- Sollicitatiebrief en CV
- Kopie?n van diploma?s
- Kopie van identiteitsbewijs
- Sofi-nummer
- Werkvergunning (bij een buitenlandse werknemer)

Rechtspositie
- Aanstellingsbrief
- Arbeidsovereenkomst met daarin de schriftelijk vastgelegde afspraken
- Arbeidstijden
- Huisreglement (ondertekend)
- Vakantie- en verlofregeling
- Pensioenvoorziening

Functioneren
- Functieomschrijving
- Promotie
- Verslagen van beoordelings- en functioneringsgesprekken
- Afspraken over opleidingen
- Berispingen/ waarschuwingen
- Loopbaanontwikkeling

Diversen
- Geboortekaartjes (i.v.m. datum bevallingsverlof)
- Trouwkaart (i.v.m. pensioengegevens partner)
- Correspondentie met werknemer

Salarisadministratie
In de salarisadministratie neemt u de gegevens op die te maken hebben met loon, toeslagen, subsidies, uitkeringen e.d. Hierin bewaart u ook alle informatie en correspondentie ten behoeve van De Belastingdienst. Verder kunt u hierin gegevens of afspraken opnemen over:

- Salaris
- Bonusregeling
- Onkostenvergoedingen (telefoon, woon-/ werkverkeer, verhuiskosten etc.)
- Regeling auto van de zaak
- Regeling bedrijfslening
- Bedrijfsspaarregeling
- Kinderopvangregeling
- Pc-priv? projectregeling
- Collectieve ziektekostenverzekering
- Bank- of girorekeningnummer
- Loonbelastingverklaring

De salarisadministratie wordt meestal door de boekhouding bijgehouden, of als u dit heeft uitbesteed, door een extern administratiekantoor.

Collectief personeelsdossier
In het collectieve personeelsdossier bewaart u de volgende gegevens:
- Ziek- en hersteldmeldingen
- Een kopie van de stamkaarten
- Vakantieregistratie per medewerker

Geen geloofsovertuiging
Het is verboden gegevens in het dossier op te nemen over geloofsovertuiging, ras, seksuele geaardheid, lidmaatschap van een vakvereniging, strafrechtelijke gegevens en gegevens over onrechtmatig of hinderlijk gedrag waarvoor een verbod is opgelegd.

Zie ook de overige artikelen over het personeelsdossier op onze website.