Personeelsdossier: Bewaartermijnen

Wat moet er hoe lang worden bewaard?

Als een werknemer al meerdere jaren in dienst is, zal er waarschijnlijk een zekere dossiervervuiling optreden. In de regel kunt u algemene gegevens uit het dossier twee jaar bewaren; voor sommige gegevens geldt echter een verplichte termijn van zeven jaar.

Kopie?n, conceptbrieven, adreswijzigingen, geboortekaartjes en andere correspondentie worden vaak te lang bewaard. Wat moet u bewaren en wat niet?

Zeven jaar
Voor verschillende gegevens geldt een bewaarplicht van zeven jaar, ook als een werknemer niet meer bij u in dienst is. Het gaat om:
- Persoonlijke gegevens zoals naam, adres, woonplaats en burgerlijke staat
- Datum van indiensttreding
- Salarisadministratie

Vijf jaar
De volgende papieren moet u tot vijf jaar na het einde van het dienstverband bewaren:
- Loonbelastingverklaringen (ook degenen zijn vervangen door nieuwe)
- Kopie van het identiteitsbewijs
- Bijlagen studenten- en scholierenregeling

Twee jaar
Tot twee jaar na be?indiging van het dienstverband moet u bewaren:
- Arbeidsovereenkomst
- Wijzigingen in de arbeidsovereenkomst
- Correspondentie over promotie, degradatie, benoeming, ontslag etc.
- Afspraken i.v.m. VUT-regeling
- Kopie van het getuigschrift
- Afspraken i.v.m. OR-lidmaatschap
- Verslagen functioneringsgesprekken
- Correspondentie over (problematisch) functioneren

Een jaar
- Sollicitatiegegevens (brief, formulier, CV, referenties, getuigschrift)
- Gegevens uit psychologisch onderzoek

Tips
1. U kunt met De Belastingdienst schriftelijke afspraken maken over de gegevens die tot de basisgegevens behoren en over de bewaartermijn van overige gegevens.

2. Verwijder regelmatig zaken die zijn afgesloten of die niet meer relevant zijn uit het dossier (eens per jaar is voldoende)

Zie ook de overige artikelen over het personeelsdossier op onze website.